لا تقبض شركات المقاولات حين تُنهي المشروع، بل كلما قيست الأعمال المنفذة، مستخلصًا بعد مستخلص، مع خصم الدفعات المقدمة واحتجاز النسب وإضافة أوامر التغيير على الطريق. وهو نموذج فوترة لا تُحسن جداول Excel التعامل معه، والنتيجة نقد عالق في المشروع وهوامش لا يراها أحد حتى النهاية.
العناصر الأساسية
- جدول الكميات. قائمة بنود الأعمال المسعّرة في العقد، ويُقاس كل شيء آخر عليها.
- المستخلصات. مطالبات دورية بالأعمال المنفذة فعلًا، مقاسة على جدول الكميات.
- الدفعات المقدمة. يدفعها المالك مقدمًا، وتُسترد بخصم نسبة من كل مستخلص.
- المحتجزات. نسبة تُحتجز من كل مستخلص حتى التسليم أو نهاية فترة الضمان. والمقاول الرئيسي يحتجزها أيضًا من مقاولي الباطن، فهي تسير في الاتجاهين.
- أوامر التغيير. تعديلات على نطاق العمل، مسعّرة ومعتمدة، تزيد قيمة العقد أو تنقصها.
أين يتسرب المال من المشاريع
المستخلصات تتأخر لأن القياس في ملف والتسعير في ملف آخر. والمحتجزات تُنسى عند التسليم فلا تُحصَّل أبدًا. وأوامر التغيير تُنفَّذ قبل اعتمادها ثم يُختلف عليها لاحقًا. والتكاليف تُسجل على الشركة بدل المشروع، فيبدو المشروع الخاسر سليمًا حتى يفوت الأوان.
إن لم ترَ هامش المشروع هذا الشهر، فلن تراه إلا بعد أن يضيع.
ممارسات سليمة
- قِس الأعمال على جدول الكميات، وأصدر المستخلصات في دورة ثابتة.
- تابع المحتجزات المستحقة لك وعليك لكل مشروع، مع مواعيد الإفراج عنها.
- لا تبدأ أعمالًا إضافية دون أمر تغيير معتمد ومسعّر.
- سجّل كل تكلفة على مشروعها، لتبقى التكلفة والهامش محدّثين دائمًا.
كيف يدير Smartacy ذلك
حزمة المقاولات والإنشاءات في Smartacy تدير المشاريع بجداول الكميات، والمستخلصات المبنية على الأعمال المنفذة، والدفعات المقدمة والمحتجزات في الاتجاهين، وأوامر التغيير، والتكلفة والهامش لكل مشروع. وتتحول المستخلصات إلى فواتير متوافقة مع الفوترة الإلكترونية ضمن الحسابات نفسها، ويذكّرك الذكاء الاصطناعي بالمحتجزات المستحقة للإفراج، وينبّهك إلى المشاريع التي تسبق تكاليفها ما تم استخلاصه.
